La danza de equipo
Trabajar en la retaguardia de una clínica a menudo puede hacer que el personal clínico se sienta como si tuviera dos pies izquierdos. El caos de pacientes que van y vienen entre historias clínicas perdidas, computadoras trabadas, numerosos mensajes de voz y una pila de derivaciones puede ser abrumador. Los miembros del equipo son abandonados a su suerte para esquivar los obstáculos en una danza torpe e ineficiente, mientras luchan para lograr realizar cada tarea. Aun así, con un poco de instrucción, los miembros de cada equipo de atención al paciente pueden perfeccionar sus habilidades para mejorar su comunicación y eficiencia; Pueden aprender a moverse en sincronía.
La danza de equipo agiliza y perfecciona la forma en que los equipos de atención de pacientes (o equipos de MA y proveedores) trabajan juntos. Es una manera gratificante y eficiente de llevar a cabo el proceso de consulta del paciente en el consultorio. Así como existen pasos específicos, pausas, vueltas y giros en una danza bien ejecutada, existe una cierta coreografía necesaria cuando los equipos de atención del paciente trabajan juntos. Estos pasos enfatizan la comunicación entre el personal y la dedicación a la atención de calidad del paciente
La estructura básica de la danza del equipo consta de 10 pasos:
Preparación de la historia clínica: La preparación de la historia clínica anticipa las necesidades de cada paciente revisando su historia correspondiente. Completar la historia uno o dos días antes es la mejor manera de planificar el mantenimiento de la salud y garantizar que el paciente ha recibido el trabajo de laboratorio o pruebas de diagnóstico necesarias antes que la consulta de seguimiento tenga lugar.
Sólidas llamadas de confirmación: Estas llamadas de confirmación no sólo ayudan a reducir la inasistencia, sino que también ayudan a conectar aún más al paciente con todos los miembros del equipo de atención (no sólo con el proveedor médico). Además, si se realizan después de la preparación de la historia clínica y la revisión financiera, la llamada de confirmación no sólo verifica el motivo de la consulta y comunica la información clave, sino que también puede asesorar a un paciente acerca de un saldo pendiente vencido o pedir a un paciente información más detallada sobre la elegibilidad financiera del plan.
Reuniones de equipos de atención del paciente: La reunión grupal es el punto de partida básico de la comunicación para la sesión clínica. El equipo de atención al paciente se reúne al comienzo de cada turno para discutir los pacientes programados en ese turno, las razones de sus consultas y lo que se puede anticipar para ellos.
Inicio Rápido: Este enfoque se basa en el principio de que un horario de consulta es una promesa hecha, y una promesa hecha es una promesa que se debe cumplir. El propósito del Inicio Rápido es asegurar que el paciente esté en la habitación, junto al proveedor, a la hora programada. Existen muchas formas de lograr un Inicio Rápido, aunque todas se basan en tener sentido de urgencia para hacer lo que sea necesario para comenzar a atender a los pacientes a tiempo. Tener una reunión de grupo eficiente y desplegar a todo el equipo para atender al primer paciente (s) es un paso clave para un Inicio Rápido exitoso.
Pilotear la agenda: Esta forma de controlar dinámicamente el horario hace que sea ágil, se mire hacia delante y se elija constantemente el carril correcto y el momento adecuado para cada consulta. Pilotear implica mover a los pacientes hacia delante, hacia atrás o hacia los lados de la agenda para poder acomodarlos, reducir los tiempos de ciclo y mejorar la continuidad. Se puede pilotear en la recepción o en el consultorio, siendo una herramienta muy eficaz para mantener al equipo de atención al paciente en la pista y dentro del horario. También capacita al equipo para tomar decisiones sobre cómo acomodar mejor a sus propios pacientes, ya sea que estén programados, que sean ambulatorios o que estén llegando muy temprano o tarde. Contáctenos para obtener más información sobre cómo pilotear la agenda y conocer las herramientas..
Sólida admisión/registros vitales del paciente: Este enfoque de la admisión consiste en una conversación bidireccional en la que el MA / enfermera aplica el pensamiento crítico y la lógica para obtener tanta información como sea posible para el proveedor médico. Es una admisión que se centra en las necesidades específicas del paciente para esta consulta. Esta información permitirá al MA / enfermera apoyar plenamente y agilizar la visita del paciente. 
El informe de 30 segundos: Esta es una breve pero crucial interacción verbal entre el MA / enfermera y el proveedor médico que tiene lugar justo antes de que el proveedor entre en la sala de examen (a menudo en el pasillo fuera de la puerta de la sala o en algún otro espacio privado pero cercano). Es el momento de transmitir, en 30 segundos, un resumen enriquecido de lo que el MA / enfermera descubrió durante la conversación con el paciente. Esta comunicación apoya al clínico disminuyendo la cantidad de tiempo que lleva discernir las necesidades y preocupaciones del paciente. La comunicación deliberada aporta información a la discusión que comenzó en la reunión de grupo y prepara aún más al proveedor para la consulta de este paciente.
La llamada a medio camino: Aquí es donde la Danza del Equipo gana impulso. A mitad de camino del tiempo de visita asignado, el MA / enfermera da un toque perceptible y rápido en la puerta de la sala de examen para avisar al proveedor médico. El MA o enfermera escucha a través de la puerta para percibir un intervalo en la conversación, golpea, y pregunta: “¿Hay algo que pueda hacer por usted?” Esto ahorra tiempo, ya que el proveedor no tiene que salir de la sala para buscar al MA / enfermera. También es una oportunidad para que el MA / enfermera reciba la instrucción inmediatamente, lo que ahorra tiempo al paciente.
Historias clínicas en tiempo real Documentar la atención médica mientras aún está fresca en la mente del clínico, en lugar de documentarla de memoria al final de un turno o día ocupado es parte de la buena atención al paciente. Es crítico para la facturación correcta también. Durante la Danza de Equipo, el proveedor termina la documentación al final de cada visita antes de pasar al siguiente paciente.
Comunique, comunique, comunique: El resto de la Danza del Equipo es acerca de mantener el ritmo de la comunicación con los otros miembros de la clínica. Comunicarse con la recepción, otros equipos y otros departamentos requiere fluidez y habilidad. Esto se utiliza para optimizar el flujo a lo largo del día. La comunicación es la red intangible que nos auxilia cuando las expectativas del día son insuficientes.
El Equipo de Danza se basa en la comunicación y las relaciones entre los equipos de atención para llevar a cabo los pasos de manera eficaz. Una relación ideal ha sido acuñada, la “relación oveja y pastor”. La oveja (el proveedor médico) está protegida y guiada por el pastor (el MA o la enfermera). El pastor es responsable de asegurarse de que la oveja atraviese el día de manera segura y feliz y es también un elemento facilitador. A menudo en equipos exitosos, la oveja confía el horario al pastor y el pastor protege a la oveja de interrupciones y distracciones y se asegura de que la oveja tenga tiempo para terminar el registro de la historia clínica y realizar todos los pasos necesarios. La oveja está de hecho en una posición de mucha productividad cuando ya no tiene que preocuparse de las presiones administrativas del día y puede centrarse en su misión — atender pacientes.
La mayoría de los proveedores de atención médica aprenden a practicar la medicina desde la perspectiva de evaluar, tratar y medir la condición médica del paciente, pero a menudo se encuentran distraídos de la atención del paciente tratando de administrar a otros miembros del equipo y la agenda del paciente. No es de extrañar que los componentes de un trabajo eficiente dentro de un equipo se abandonen a la observación, la experiencia y ensayo y error frustrantes. Al practicar y finalmente dominar la Danza del Equipo, los equipos pueden aprender a anticiparse unos a otros, de la misma manera que los compañeros de baile anticipan los movimientos del otro para alcanzar su objetivo final: un rendimiento impecable.
Los equipos de atención al paciente que adoptan la Danza de Equipo conocen el tipo de soporte que pueden esperar de los demás. Los miembros del equipo que trabajan juntos todos los días para mejorar el flujo del consultorio aprenden a anticipar mutuamente el movimiento siguiente. Se basan en un fundamento sólido para mejorar su comunicación y sus esfuerzos tienen un impacto positivo en la calidad de la atención de salud destinada a cada paciente en cada consulta.
Escrito por Laura Spindola, RN, Entrenadora