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Establecer las metas del rediseño en siete pasos

Un método simple para un liderazgo efectivo

Los administradores de atención de la salud son a menudo reacios a establecer metas significativas, temiendo la responsabilización y las fallas. Las siguientes son siete formas simples para que los líderes sean más eficaces.

Paso 1

“PIENSE “DESTINO”. No piense “Meta”. Piense más alto que la meta. Una “meta” no es el punto de foco. El punto es decidir hacia dónde se quiere encaminar. ¿Cuál es su destino? Si sale de vacaciones piensa: “Ohh, llevaremos a la familia a Disney World, estadía en un lugar divertido, entrar en todos los juegos, ver todos los lugares de interés y pasar un buen rato.”

Usted NO está pensando, “Viajaremos en un automóvil a una velocidad promedio de 70 millas por hora por una distancia de 750 millas en dirección sureste hasta llegar a nuestro destino predeterminado”. Es posible que tenga que hacer esto, pero la razón por la que está dispuesto a hacer esa cantidad de millas es en beneficio del destino. Por lo tanto, usted tiene que saber adónde va antes de estar dispuesto a ir de viaje.

Y su destino debe ser expresivamente significativo para aquellos que se le unirán en el viaje. En caso contrario, necesita un destino mejor. El “destino” significativo hace que la gente diga: “Vale la pena el inconveniente, el esfuerzo, el dolor”. Y, cuanto más difícil sea llegar al “destino”, será mejor y más “divertido”.

Paso 2

AHORA PIENSE “META”. Ahora que sabe adónde se dirige — su destino — traduzca “Destino” comoScreen Shot 2016-04-11 at 1.26.29 PM meta. “¿Una meta?” Bueno, cuanto menos metas, mejor, ¡pero no menos de una! De hecho, una meta “unificadora” es mucho mejor que un montón de metas. Una “meta unificadora” es tan inteligente que si la alcanza, “cura muchos males”. Es grande.

Le daré un buen ejemplo. Cada equipo de rediseño con el que trabajamos debe tener una meta de rendimiento y casi siempre es la misma: “El 90% de todas las consultas de pacientes deben completarse en 45 (o 40, 35 o 30) minutos”. Eso significa que en el 10% del tiempo la meta no tiene que ser cumplida. Hay circunstancias con las que todos están familiarizados que impiden que cualquiera alcance este objetivo — de manera apropiada — el 100% del tiempo.

Los minutos se refieren al tiempo total que el paciente pasa en su consultorio. La única forma de alcanzar esta meta es cambiar la manera en que se atiende a los pacientes, la forma en que se trabaja en conjunto, los formularios que hay llenar, la forma en que se proporcionan las salas … en otras palabras, todo. Deshágase de cualquier cosa que se interponga en su camino. Por lo tanto, cuando logramos la meta con éxito hemos racionalizado todo y tenemos un excelente equipo de trabajo y el paciente ocupa toda nuestra atención.

Lo interesante es que cuando se logra esta “meta de tiempo de ciclo” todo tipo de cosas buenas también ocurren. Por ejemplo, cuando el tiempo de ciclo se reduce consistentemente a 45 minutos, la productividad aumenta sin que nadie realmente hable siquiera de productividad. No se puede dejar de ver el aumento de la productividad cuando los sistemas son simplificados y racionalizados y el personal trabaja muy de cerca como un equipo. También podrá ver un aumento de la calidad porque las interrupciones se reducen radicalmente para que los miembros del personal estén más concentrados a medida que avanzan en su trabajo. Y cuando eso sucede, el personal se siente más satisfecho con su trabajo. Y los pacientes son más felices porque ellos se quejan en gran medida sólo de dos cosas: Uno: No consigo ser atendida/atendido Y dos: “Una vez que estoy adentro, no puedo salir.” Los tiempos de ciclo más cortos eliminan mucha frustración.

Por lo tanto, la meta “reducir el tiempo de consulta del paciente a 45 minutos para el 90% de todas las consultas” hace un buen trabajo -como meta- como si tuviera muchas metas que incluían: “Aumentar la satisfacción del paciente”, “Aumentar la satisfacción del personal”, “Aumentar la productividad”, “Menor costo de unidad de consulta” y “Aumentar la calidad de la atención”. Mejor una meta que cinco cuando esa meta le permite una cosecha abundante cuando se alcanza. Esta es la parte más difícil de todo este proceso. Sea inteligente creando una meta unificadora.

Algo más: la meta debe ser mensurable. Si no puede medirse, no se puede decir qué tan bien lo está haciendo. Más sobre este punto más adelante. Punto final: la meta debe ser GRANDE. En otras palabras, debe ser poderosa. Cuando se logra, debe hacer que todos se sienten y tomen nota. Una meta debe ser tan grande que ya no se trabajará de la misma forma como de costumbre. Es así que queremos una meta que nos haga ir más allá de nuestros esfuerzos normales. Confíen en mí, es más divertido de esa manera. Como Michael Hammer, nuestro gurú de reingeniería dice: “Por encima de todo, las metas deben ser lo suficientemente desafiantes que, si se logran, tengan un gran impacto en el desempeño organizacional general”.

Paso 3

PIENSE EN “MEDICIÓN”. Ahora, no piense en “juntar números”. Eso provoca la pérdida de todo el concepto. “Medición” es la información que nos damos a nosotros mismos y a otros para que saber si nos estamos acercando a nuestro destino y meta.

Es por eso que cuando se viaja en automóvil por carreteras desconocidas a través de geografías imagesdesconocida, miramos el mapa con frecuencia. Nos preguntamos continuamente: ¿Estamos perdidos o estamos en el camino correcto? ¿Hasta dónde hemos llegado? (En comparación con: ¿dónde hemos estado?). ¿Hasta dónde tenemos que ir? (En comparación con nuestra meta de destino) Mirar el mapa es una forma de medición. Observar esos marcadores de millas es una forma de medición. Si estamos en un programa personal de reducción de peso, contar calorías es una forma de medición. Subir a la balanza es una forma de medición.

Esa es la razón por la cual cualquier buena meta no sólo es MEDIBLE, sino que también se mide FÁCILMENTE. Cuando se mide FÁCILMENTE, se puede medir FRECUENTEMENTE. Y es como cualquier otra cosa: Cuando descubre que se está acercando a su objetivo, se siente bien, y cuando no lo está, comienza a preguntarse si está utilizando las tácticas adecuadas para alcanzar su meta. Más sobre este punto más adelante.

Paso 4

“PIENSE EN PLAZOS”. Una meta sin plazo no es un “meta”, es una “esperanza” … como en “Espero que downloadesto suceda algún día”. Un plazo obliga a todos en la jornada a permanecer centrados en el logro de la meta. Crea impulso y trabajo en equipo para hacer que acontezca. Piense en su acreditación de la Comisión de Junta. Creo que el beneficio más importante de la acreditación es que enseña a una organización cómo lograr una meta GRANDE. Es todos, todos los días durante una cantidad limitada de tiempo. Intenso, pero limitado en el tiempo. Esa es la estrategia para el éxito. Establecer un plazo para cualquier meta es un arte, no una ciencia. Esa es otra forma de decir que es una suposición. El plazo debe ser ajustado, pero no imposible. Aunque, como regla general, los plazos más cortos son más eficaces que los plazos más largos.

Paso 5

PIENSE “FALLAS”. Sí, correcto. Para llegar a su destino, para alcanzar su meta, va a tener que probar muchas opciones nuevas (al menos son nuevas para mucha gente en el sitio clínico). Estas “opciones” son “tácticas”. Y, francamente, no va a saber de antemano qué es lo que puede funcionar y qué es lo puede fallar enormemente. Así que es mejor intentar tantas ideas como se pueda. Cada semana se debe intentar deliberadamente algo nuevo. Es como una nueva palanca. Y ahora usted tira de esa palanca. Sucede algo, y por lo tanto mantiene la palanca. O nada sucede (o sucede algo inconveniente) y entonces la suelta. Es así de simple.

En el uso de este método, sin embargo las opciones que dejó caer no funcionaron. Si no funcionaron entonces representan una “falla” Está BIEN pensar de esta manera. El CEO de una prestigiosa firma de diseño en Palo Alto, California (IDEO), le dice a su gente: “Falla con frecuencia para que puedas tener éxito más pronto”. Según se dice, a Edison le tomó cerca de 1000 experimentos para desarrollar la primera bombilla eléctrica exitosa. 999 “fallas” y un éxito enorme. El fracaso es una parte del éxito.

No tenga miedo de fallar. Identifique e intente diferentes “rutas” (tácticas) para llegar a su destino en el tiempo más rápido. Si mide sus resultados con frecuencia (vea el paso tres nuevamente), entonces sabrá cuáles de sus tácticas funcionan y cuáles no. Una vez más, deje caer las tácticas que no funcionan y adhiérase a las que tienen éxito.

Paso 6

download (1)PIENSE COMPARTIR, COMPARTIR, COMPARTIR. Si llega a su destino solo cuando realmente quería traer a la “familia”, entonces realmente no alcanzó su meta. Y otros no pueden unirse a usted en el viaje a menos que sean socios completos en todos los aspectos de lo que hemos considerado hasta ahora.

Todos en su sitio clínico deben compartir su entusiasmo y pasión por el “destino”. Si no es así, se necesita una visión más convincente de dónde estará al finalizar el viaje. Si la meta unificadora no es fuertemente convincente para aquellos que usted desea y necesita que se unan a este viaje, entonces debe escucharlos y rediseñar la meta (o metas). Y si es capaz de lograrlo con éxito, entonces necesita compartir TODAS las mediciones con sus “compañeros de viaje” continuamente ya que esas mediciones son los marcadores de las millas que nos dicen si nos estamos acercando a nuestro destino. Esto permitirá que cada uno lleve el crédito cuando el crédito es merecido y deja a todos participar en imaginar cuáles tácticas funcionan y cuáles no.

Paso 7

PIENSE EN “CELEBRACIÓN”. Celebre victorias a lo largo del camino, no sólo el logro de la META GRANDE. (“¡Vean niños, estamos cruzando la frontera estatal!”) Eso le dice al personal que un gran esfuerzo y trabajo en equipo es valorado, apreciado y recompensado y que no se da por sentado.

por Roger Coleman,
Coleman Associates

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