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Desarrollo del panel de rendimiento

Definir y crear una herramienta eficaz para la gestión

Un panel de rendimiento es un instrumento centrado y clarificador de los datos clave que se comunican a todos los espectadores — incluso a un espectador novato — el estado de los esfuerzos (rendimiento) y los éxitos y fracasos de la organización o proyecto.

Un panel de rendimiento es muy diferente de una hoja de cálculo o informe y debe ser:

  • fácil de leer y comprender
  • centrado en transmitir una necesidad de acción en áreas específicas
  • no demasiado denso con los datos
  • simplificado a sólo unos pocos datos clave
  • actualizado

Al igual que el de su automóvil, un panel debe transmitir muchas piezas clave de información de un vistazo y con suficiente detalle como para causar una respuesta accionable (por ejemplo, poner el pie en el freno cuando ve que la aguja del velocímetro pasa la marca de límite de velocidad). Haga clic aquí para ver un ejemplo de un excelente panel de rendimiento: Happy Little Clinic Dashboard (Panel de pequeña clínica feliz). ¡Imprima y consúltelo mientras lee este artículo!

Fácil de leer y comprender

--1359708493d1AUn panel de rendimiento no necesita explicación sobre el significado de los valores o gráficos para nadie dentro de su organización. Como la función clave de un panel es la comunicación, no debe sufrir la carga de letras pequeñas o detalles innecesarios. La calidad visual debe ser como un semáforo: debe causar una respuesta visceral en la persona que lo lee. Esta respuesta es a menudo el resultado de una elección inteligente de color, disposición, tipo de letra y visualización gráfica de los datos. Por ejemplo, el uso de verde, rojo y amarillo para reflejar el rendimiento bueno, malo o adecuado es intuitivo y fácil de entender. Un panel de rendimiento bien diseñado y altamente visual hará que el espectador se preocupe o se sienta satisfecho incluso con un rápido vistazo.

Los gráficos en un panel de rendimiento deben estar bien diseñados para resaltar tendencias y deben ser mucho más comprensibles visiblemente que las filas de números en una hoja de cálculo. También deben usar etiquetas de ejes consistentes para facilitar la comparación visual en varios gráficos.

Enfoque en los datos para influir en el comportamiento

Los paneles enfocan al espectador en las variaciones y discrepancias de los datos clave para influir en el comportamiento. Las áreas de preocupación o éxito se enfatizan usando flechas, inserciones, círculos o códigos de colores alrededor de los datos clave. El viejo refrán “una imagen vale más que mil palabras” se resume así: se trata de la comunicación visual.

Esta naturaleza visual comunica rápida y exactamente dónde la energía y el foco deben ser dirigidos. Los datos se organizan agrupando temas relacionados, demostrando tendencias que hacen que el ojo sea atraído naturalmente a áreas clave que requieren atención.

La mayor parte de los paneles no comunican bien porque son demasiado densos en relación a los datos. En lugar de ser una herramienta eficiente, de una página, visual, dime-lo-que-necesito saber, muchas organizaciones colocan su colección de hojas de cálculo y bases de datos de varias páginas en el panel. Estas hojas de trabajo no tienen que ver con un panel de rendimiento — son simplemente hojas de cálculo llenas de datos.

Las hojas de cálculo generalmente no son examinadas de cerca, excepto por la persona o equipo que las crea, porque son abrumadoras, irrelevantes y / o mal organizadas. Sin un énfasis visual en los puntos clave, todos los datos se vuelven igualmente irrelevantes. Recuerde, la función clave de un panel es la comunicación. A pesar que enviar por e-mail hojas de cálculo puede ser técnicamente considerado como una comunicación de datos, un panel utiliza un diseño elegante e informado con el fin de comunicarse eficazmente. La simplicidad de los datos es el secreto de una comunicación eficaz y comprensible.

Utilice unos pocos datos clave

Demasiado a menudo los paneles fallan no por la falta de datos clave, sino porque no diferencian los pocos puntos clave de todos los demás datos disponibles. Un panel debe ser creado por alguien lo suficientemente íntimo con los datos (normalmente un equipo clave de talentos del proceso) que pueda llegar a conclusiones sobre el rendimiento de unos pocos (no más de diez o quince) datos y enfocar a los espectadores en dichos puntos. Los datos clave deben ser determinados por las aspiraciones de la organización o el proyecto para el que se está creando ese panel de rendimiento. Vea el panel de pequeña clínica feliz (Happy Little Clinic Dashboard) para ver un ejemplo de las cuestiones importantes de una clínica.

Muchos registros de salud electrónicos (EHR, según la sigla en inglés) se presentan con funcionalidad de panel de datos, aunque son difíciles de adaptar y no permiten un ajuste continuo para adaptarse a las aspiraciones y el enfoque siempre cambiantes de la organización. En pocas palabras, demasiados datos se convierten en el enemigo del enfoque en el rendimiento y resultados.

Utilizar la información actual

Por último, un buen panel de datos debe estar actualizado para reflejar los datos que acaban de suceder. Nunca debe superar una semana de edad para poder ser capaces de influir en el comportamiento. Los datos organizados pero obsoletos no forman un panel, — se trata de un informe histórico en todo caso.

Recuerde que un panel es una herramienta creada para comunicarse e influir tanto en los car-773360_960_720comportamientos como impactar el rendimiento. Ahora, imagine que usted es un conductor de automóvil y su tablero de mandos se altera de forma que ya no puede ver su velocímetro mientras conduce. Por lo tanto, no podría mirar hacia abajo ni reaccionar mientras el hecho en ejecución (su conducción) está sucediendo — y por ello no podría actuar buscando un resultado de manera informada. En lugar de tener un velocímetro, imagine que podría obtener una impresión — una vez que llegue a su destino — de su velocidad y sus variaciones. Ese informe bien puede ser “interesante”, pero ciertamente no es útil, ya que es demasiado tarde para causar actuar y para corregir el resultado. Un informe obsoleto NO es un panel de rendimiento.

¿Por qué mi organización o proyecto necesita un panel de rendimiento?

El valor primario de un panel de datos es enfocar a todos en el rendimiento y los resultados. Los paneles son poderosos porque, a diferencia de los informes de datos, aprovechan la gran persuasión de la percepción visual y provocan una reacción física a lo que se muestra. Al usar un panel de rendimiento con eficacia un equipo puede traducir dicha reacción en una respuesta, provocando cambios para mejorar el funcionamiento.

Sin un panel de rendimiento, la recopilación de datos suele ser responsabilidad de nadie o de un pequeño grupo que no puede, por sí mismo, crear un cambio de comportamiento. Y en esa situación los que reúnen, ingresan y grafican los datos no pueden comunicar efectivamente los resultados de esos datos a aquellos que pueden influir en el comportamiento y los resultados futuros.

Muchas organizaciones de atención de la salud poseen datos para impulsar la calidad, operaciones clínicas o financieras. Donde no logran dar el salto es en la comunicación de los datos — sin simplificar, enfocar ni poniéndolos a disposición de aquellas personas que necesitan alterar sus acciones para impactar el rendimiento. Los directivos suelen tener los datos, pero el personal de primera línea no tiene idea de cómo sus acciones afectan el rendimiento. Tener un buen panel de datos hace que el intercambio y la comunicación de resultados sean fáciles y estimulantes y promueve la conversación y la acción.

Creación de un panel de rendimiento — Introducción

El primer paso para crear un panel de rendimiento — muchas veces el más difícil — es tomar una decisión clara, desde el punto de vista del liderazgo del proyecto o del equipo directivo, acerca de cuáles resultados (datos) son los más importantes. La mejor manera de evitar la conclusión universal de que “todo es importante para nosotros” es centrarse en responder a una pregunta poderosa: ¿A qué aspiramos? Todos en el equipo directivo deben responder a esa pregunta de una forma muy clara y concisa. Este paso puede poner de relieve la falta de enfoque de su organización en las prioridades — lo que perpetúa la falta de enfoque en los datos.

Una vez que tiene las aspiraciones definidas para sus principales objetivos, a continuación analice todos los datos que podrían alcanzar ese objetivo. Al hacer el análisis, recuerde la cita “en la creación de ideas, nada está mal nunca”. Asegúrese de alentar las ideas inesperadas sobre datos potencialmente reveladores y capture en un rotafolio todos los datos posibles que podrían ayudarle a monitorear su progreso y apuntar hacia sus metas. Una vez que la creación de ideas se llevó a cabo, existe un otro paso difícil por delante: reducir los posibles datos a unos pocos puntos clave que enmarquen el panel de rendimiento.

Selección de datos para el panel de rendimiento

De su lista de ideas de datos, seleccione los datos clave que le ayudarán a alcanzar su objetivo. Purifique esos datos eliminando las medidas que no le ayudan directamente a calibrar su progreso. A continuación, revise los datos restantes y seleccione sólo las medidas que realmente necesita.

Tenga cuidado con las trampas que lo llevarán fuera de curso y que podrían hacer que su panel final fuera mucho menos útil. Las trampas más comunes son a menudo pronunciadas por alguien alrededor de la mesa de gestión:Screen Shot 2016-04-14 at 11.14.27 AM

  • “Este es un punto de datos al que ya tenemos acceso, por lo que tiene sentido incluirlo”.
  • “Esto sería algo muy interesante de saber”.
  • “La semana pasada asistí a una conferencia y me dijeron que debíamos prestar atención a esto”.
  • “Nunca se pueden tener demasiados datos sobre esta área de operaciones”.
  • “Son datos confusos de entender, pero son importante porque …”.

Es fácil aferrarse a los datos a los que ya se tiene acceso, aunque para tomar decisiones críticas, los datos deben responder a preguntas críticas. Si está trabajando para mejorar la salud de sus pacientes diabéticos, conocer el HgA1C es un dato, ya que podrían haber variaciones de sus niveles de glucosa diarios. También se podría registrar el color de la camisa que se usan durante cada extracción de sangre; después de todo, sería fácil recolectar esos datos, pero sólo porque esos datos estén disponibles no significa que sean relevantes.

Concepto central: Si se tienen datos, que no conducen específicamente a una respuesta que indique cómo está progresando hacia su meta, no los incluya en su panel de rendimiento.

Es muy tentador quedar atrapado en la búsqueda de datos que sean interesantes. Los datos tienen reputación de ser aburridos, por lo que cualquier dato que promete condimentar las ideas es sin duda tentador, incluso para los más disciplinados. Sin embargo, el éxito no se logra por las distracciones glamorosas, sino más bien a través de la diligencia. Cualquier dato que promete ser interesante o entusiasmante sin llevar la atención al progreso con respecto a los objetivos, se inscribe directamente en la categoría de “objetos con brillo”. Los objetos brillantes deben eliminarse de la lista de posibles datos para el panel.

Otra trampa de los datos proviene de fuera de la organización, generalmente debido a la reciente asistencia de alguien a una conferencia, clase o reunión. Es muy fácil escuchar a un orador convincente y quedar envuelto en datos de moda. Antes de distraerse, se debe determinar si esos datos realmente ayudan a medir directamente su progreso en el cumplimiento de sus aspiraciones o metas. Si no ayuda directamente a entender sus operaciones, entonces esos datos constituyen simplemente otro objeto brillante y deben ser ignorados.

Sin embargo, otro obstáculo es la noción de que nunca se pueden tener demasiados datos. “Cuanto más mejor” funciona para muchos conceptos, pero no para un panel de rendimiento. No sólo se puede perder el enfoque, sino que demasiados datos también ponen de manifiesto una falta de comprensión sobre exactamente cómo esos datos conducen a cumplir con los objetivos de la organización. Puesto que el número máximo de datos útiles en un tablero es de diez a quince, cada dato debe ser elegido sabiamente para cubrir todas las áreas clave.

El último obstáculo principal de reducir los datos clave es utilizar datos tan complejos que tienen poco valor para la mayoría de los que los revisan. Stephen Wolfram en su libro A New Kind of Science (Una nueva clase de ciencia) desafía la noción de que la complejidad debe ser respondida con complejidad en vez de simplicidad. Los datos de un panel deben ser fáciles de entender y cualquier dato en ese panel debe ser capaz de ser visto independientemente y contar su propia historia. Los datos esotéricos no tienen cabida en un panel de rendimiento.

Usar el panel de rendimiento

Saber qué datos van a un panel de rendimiento y organizarlos de una manera clara, concisa y convincente es la parte más difícil de configurar este tipo de panel. Una vez que el panel se crea debe ser probado a pequeña escala antes de ser puesto a disposición regularmente. Se debe entender, sin embargo, que un panel realmente útil debe ser perfeccionado y ajustado continuamente para satisfacer las necesidades cambiantes y evolutivas de los datos y los resultados operacionales.

Para obtener más información sobre paneles, consulte el libro de Stephen Few, Information Dashboard Design (Diseño de paneles informativos): The Effective Visual Communication of Data (La comunicación visual efectiva de los datos).

Escrito por Melissa Stratman

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